Επιλέγω έπιπλα για το γραφείο: Τι πρέπει να λάβω υπόψη μου

Η αγορά νέων επίπλων γραφείου και εξοπλισμού είναι μια σημαντική απόφαση όχι μόνο επειδή συμβάλλει και στηρίζει την ευεξία και την άνεση του προσωπικού, αλλά επηρεάζει επίσης την παραγωγικότητα του γραφείου, οπότε παράλληλα είναι και μια μεγάλη ευθύνη η επιλογή τους! Εμείς με αυτό εδώ το άρθρο - οδηγό θα προσπαθήσουμε να σας βοηθήσουμε έτσι ώστε να καταναλώσετε το λιγότερο δυνατό χρόνο, έχοντας εξ΄αρχής μια στρατηγική για το πως θα επιλέξετε τα κατάλληλα έπιπλα για το δικό σας γραφείο. Ξεκινώντας να ξεκαθαρίσουμε ότι το κόστος αγοράς δεν είναι ο σημαντικότερες παράγοντας. Συνήθως ισχύει το γνωστό ρητό "ότι πληρώνεις παίρνεις", από την άλλη όμως στην εξίσωση για την επιλογή των κατάλληλων επίπλων πρέπει να βάλουμε ως κύριο παράγοντα το "τι χρειάζομαι" από τα νέα έπιπλα για το γραφείο. Η επιλογή των επίπλων γραφείου είναι μια διαδικασία στην οποία θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας ένα μεγάλο αριθμό παραμέτρων, μεταξύ αυτών τα σημαντικότερα θεωρούμε πως είναι η άνεση, η εργονομία, η μακροπρόθεσμη αξία τους, αλλά και τα όποια - πιθανά - ειδικά αιτήματα υπάρχουν.  

Λειτουργικότητα και ευελιξία

Αρχικά προτείνουμε να εξετάσετε αν είναι δυνατό κάποια έπιπλα γραφείου να τα συνδυάσετε με πολλαπλές λειτουργίες. Σκεφτείτε την δυνατότητα κάποια από τα έπιπλα να εξυπηρετήσουν διττό ρόλο, δηλαδή για παράδειγμα ένα ντουλάπι να μην αποθηκεύει μόνο το αρχείο σας αλλά να είναι και η επιφάνεια που θα τοποθετήσετε τον κοινόχρηστο εκτυπωτή ή το φωτοαντιγραφικό σας. Αυτό θα είναι μια καλύτερη επιλογή το οποίο θα σας δώσει τη δυνατότητα να εξοικονομήσετε χρήματα και παράλληλα να μην κάνετε υποχωρήσεις στις ανάγκες σας. Στη συνέχεια θα πρέπει να σκεφτείτε τον προσωπικό χώρο κάθε εργαζομένου. Για παράδειγμα μια συρταριέρα με ροδάκια η οποία μπορεί να μετακινηθεί εύκολα επιτρέπει σε κάθε εργαζόμενο να φέρει το χώρο του γραφείου του στα μέτρα του και άρα να εργαστεί με μεγαλύτερη άνεση. Επιπλέον θα πρέπει να εξετάσετε υπάρχει ικανός αποθηκευτικός χώρος για τις ανάγκες τους. Μιλήστε μαζί τους, ρωτήστε τους, δείξτε τους τα έπιπλα και αφήστε να σας εκφράσουν την άποψη τους. Μπορείτε επιπλέον είστε ευέλικτοι ανάλογα με τις ανάγκες. Δεν έχουν όλοι οι εργαζόμενοι, ανάλογα με τη θέση τους, τις ίδιες ανάγκες. Είναι για παράδειγμα ιδιαίτερα πιθανό εργαζόμενοι που ξοδεύουν περισσότερο χρόνο εκτός γραφείου να μην χρειάζονται τα ίδια έπιπλα με εκείνους που βρίσκονται συνεχώς εντός.  Ίσως τους εξυπηρετεί κάτι μικρότερο ή ένα κοινό τραπέζι εργασίας για να έχουν καλύτερη επικοινωνία και συνεργασία μεταξύ τους που θα συμπληρωθεί με έναν πίνακα ανακοινώσεων για την μεταξύ τους ευκολότερη ενημέρωση. Ένα εργονομικό γραφείο είναι βέβαιο πως θα αυξήσει με τη λειτουργικότητα και την άνεση που προσφέρει την παραγωγικότητα.  

Η εργονομία

Οι εργαζόμενοι οι οποίοι το μεγαλύτερο διάστημα της ημέρας είναι καθιστοί θα πρέπει να έχουν μια άνετη καρέκλα και παράλληλα ένα άνετο γραφείο έτσι ώστε να διευκολύνουν την καθημερινότητα τους. Κάτι τέτοιο το υποστηρίζουν και πολυάριθμες μελέτες μιας και το αποτέλεσμα για τον εργαζόμενο αλλά και τον εργοδότη είναι να διευκολύνεται η εργασία άρα και καλύτερα συνολικά αποτελέσματα. Πως θα επιλέξετε τώρα κάτι εργονομικό και άνετο για τους συναδέλφους σας. Θα πρέπει να μπείτε "στη θέση τους" και να δοκιμάσετε ή να παρατηρήσετε το προς αγορά έπιπλο διαπιστώνοντας ότι έχει σχεδιαστεί με γνώμονα τις βέλτιστες εργονομικές πρακτικές. Για παράδειγμα στις καρέκλες θα πρέπει να υπάρχουν αρκετές δυνατότητες ρύθμισης έτσι ο εργαζόμενος να μπορεί να φέρει την καρέκλα στα μέτρα του με βάση το σωματότυπο του. Θα πρέπει να δείτε αν για παράδειγμα ρυθμίζονται τα μπράτσα, το κάθισμα σε ύψος, εάν υπάρχει υποστήριξη για τη μέση και άλλες τέτοιες λεπτομέρειες που θα κάνουν την πολύωρη εργασία ευχάριστη. Παράλληλα μπορείτε να έχετε υπόψη σας, με βάση την επιχείρηση σας, την ατμόσφαιρα που θέλετε να έχει το γραφείο. Αν για παράδειγμα πρόκειται για ανοικτό χώρο όπου θέλετε να διευκολύνεται την επικοινωνία και τη συνεργασία μεταξύ τους ή αν υπάρχουν ξεχωριστές θέσεις οπότε οι ανάγκες είναι διαφορετικές και εκεί θα πρέπει να σχεδιάσετε επαρκείς χώρους και ευκολία πρόσβασης. Επιπλέον σε κοινόχρηστους χώρους, όπως μια κουζίνα ή το εστιατόριο της επιχείρησης η ατμόσφαιρα μπορεί να είναι διαφορετική, ένα μεγάλο τραπέζι και μερικές καρέκλες για χαλάρωση στο διάλειμμα θα κάνουν το χώρο περισσότερο φιλικό.  

Δείτε το διαθέσιμο χώρο & τις υποδομές

Πριν ξεκινήσετε την αναζήτηση επίπλων θα είναι σωστό να έχετε μετρήσει το διαθέσιμο χώρο στον οποίο θα εγκαταστήσετε τα έπιπλα. Σημειώστε όμως πως απλά οι συνολικές διαστάσεις δεν θα σας δώσουν την πραγματική εικόνα κυρίως αν πρόκειται να επιλέξετε έπιπλα μεγάλα σε διαστάσεις μιας και έτσι είναι πιθανόν να περιοριστεί ο χώρος που οι εργαζόμενοι θα κινούνται ελεύθερα ή μπορεί ακόμα και αν τους δυσκολεύουν. Θα πρέπει να βρείτε τη χρυσή τομή μεταξύ της επιλογής ενός γραφείου όπως το χρειάζεστε και παράλληλα ενός γραφείου ευρύχωρου ώστε όλοι οι εργαζόμενοι να αισθάνονται άνετα κατά τη διάρκεια της εργασίας. Σημαντικό κομμάτι είναι επίσης να έχετε δει από πριν το χώρο και που ακριβώς βρίσκονται οι ηλεκτρικές πρίζες, οι τηλεφωνικές υποδοχές και οι υποδοχές για να συνδέσετε τους υπολογιστές στο δίκτυο. Παράλληλα δείτε το φωτισμό, είναι αρκετός για να έχετε ένα φωτεινό χώρο ή θα χρειαστείτε επιπλέον φωτιστικά και λαμπτήρες. Σημειώστε που είναι οι πόρτες για άλλους χώρους, πχ της τουαλέτας ή της εισόδου στα γραφεία και με τη φορά ανοίγουν, έτσι δεν θα βρεθείτε προ εκπλήξεων.  

Υποστήριξη σας παρέχουν;

Η υποστήριξη που σας παρέχει ο προμηθευτής των επίπλων γραφείου είναι πιθανόν εξίσου σημαντική με την επιλογή των επίπλων. Γιατί; Μα γιατί αν κάτι δεν μεταφερθεί σωστά, αν δεν συναρμολογηθεί όπως πρέπει ή δεν ρυθμιστεί σωστά θα καταλήξετε με ένα μεγάλο πρόβλημα στα χέρια σας. Σε όλα αυτά υπολογίστε και την εγγύηση που προσφέρει ο προμηθευτής σας. Όπως θα κάνετε με οποιοδήποτε άλλο σημαντικό προϊόν ή υπηρεσία για την επιχείρηση σας, έτσι και για τα έπιπλα που θα επιλέξετε θα πρέπει ο προμηθευτής σας να είναι και συνεργάτης σας για να κερδίσετε τα μέγιστα από την επένδυση που θα πραγματοποιήσετε.